ما الفرق بين المحاسبة اليدوية وبرامج المحاسبة السحابية؟

تشكل الإدارة المالية إحدى أهم الركائز التي تستند عليها جميع المنشآت التجارية دون استثناء، وقد ساهم التحول التقني في عالمنا اليوم إلى إعادة تشكيل مفهوم المحاسبة المالية بجعلها أكثر كفاءة وذلك باستخدام أنظمة وبرامج المحاسبة المختلفة التي تختصر الكثير من الوقت والجهد على الأفراد العاملين وتقلل الأخطاء التي تنتج عن الطرق التقليدية في المحاسبة

المقصود بالمحاسبة اليدوية:

يقصُد بها استخدام المستندات الورقية لتسجيل القوائم المالية التي تتضمن المبيعات والمصروفات وجميع التعاملات المالية للمنشأة

،وتتطلب بدورها قدرًا عاليًا من الدقة والاحترافية كونها تعتمد على الجهد الشخصي للأفراد مما قد يساهم في زيادة نسبة الأخطاء في الدفاتر المحاسبية إضافة إلى أنها تستغرق الكثير من الوقت نظرًا لكونها تتطلب تسجيل كل الأرقام والحسابات يدويًا، ولكن من ناحية أخرى يمكننا القول أنها فعالة في تقليل تكلفة شراء الأنظمة الإلكترونية باهظة الثمن.

 المقصود بأنظمة المحاسبة السحابية:

هي جميع الأنظمة الإلكترونية التي تُستخدم لتسجيل وتنظيم جميع التعاملات المالية للمنشأة، وتتميز بكونها تتيح للمستخدمين إصدار جميع فواتير البيع والشراء وإدارة تكاليف المنشأة عبر ربط الفروع ومتابعة المبيعات التفصيلية لحظيًا وكميات المخزون وغيرها من البيانات التي تساهم في تسهيل عملية صناعة القرار، إضافة إلى أنها تسهل إصدار التقارير المالية الشاملة التي يتم بناؤها تلقائيًا على البينات التي تم إدخالها ومنها على سبيل المثال لا الحصر: الإقرارات الضريبية والتي تعد من أهم متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لجميع المنشآت التي تمارس أنشطتها في المملكة العربية السعودية.

أما بالنسبة للفرق بين المحاسبة اليدوية والسحابية: فكلاهما يستندان على نفس المبادئ والاتفاقيات والمفهوم، ولكن يكمن الاختلاف بينهما في الآلية بمعنى أن الأولى تعتمد على الكتابة اليدوية بالقلم والورق بعكس السحابية التي تعتمد على الأجهزة الإلكترونية لتطبيق العمليات الحسابية.

ويمكن تقسيم برامج المحاسبة إلى 4 فئات حسب نوع العمليات:

1-أنظمة الفوترة والفواتير الإلكترونية

2-إدارة الرواتب

3-تخطيط موارد الأعمال

4-أنظمة مراقبة الوقت والنفقات

أبرز سلبيات استخدام المحاسبة اليدوية:

·        زيادة التكاليف: قد تغنيك الطرق اليدوية عن التكاليف الباهظة الناتجة عن الاشتراك أو شراء بعض الأنظمة المحاسبية ولكنها في ذات الوقت ستشكل عبئًا كبيرًا كونها تستلزم طباعة وتخزين كمية كبيرة من الأوراق إضافة إلى أنها تستلزم مراجعة دقيقة للحسابات من قبل محاسب محترف لتتأكد من خلوها من الأخطاء والعيوب التي تخل بدقة المستندات والوثائق المختلفة، وبالتالي فهي لا تمكنك من الرؤية الشاملة للوضع المحاسبي لمنشأتك حيث ستضطر إلى دفع المزيد من الأموال لإتمام عملية المراجعة والتدقيق على أكمل وجه.

·        استغراق وقت أطول: تستهلك المحاسبة اليدوية وقتًا أطول في نهاية كل فترة لتهيئة الحسابات للفترة التي تليها، والذي يتم قضاؤه في جمع جداول البيانات والمجلدات الورقية ومدخلات الدفاتر اليومية وجميع الوثائق والمستندات المالية

·        ظهور الأخطاء: يصعب اكتشاف الأخطاء عند تسجيلها بشكل يدوي، مثل: كتابة الأرقام والفواصل بشكل خاطئ، أخطاء العمليات الحسابية، ترحيل المدين في مكان الدائن والعكس

·        صعوبة التعديل: يتطلب التعديل على الوثائق الورقية إعادة كتابة الصفحة بشكل كامل بعكس الأنظمة السحابية التي تمكنك من التعديل على الأرقام دون الحاجة لحذف أو إلغاء المستند بشكل كامل

·        المساحة المادية: يتطلب تخزين الوثائق مساحة مادية كبيرة تتزايد مع مرور السنوات بعكس الحلول السحابية التي تمكنك من تخزين جميع الفواتير والوثائق في قاعدة بيانات والوصول لها واستردادها من أي مكان وفي أي وقت

مميزات استخدام برامج المحاسبة السحابية:

·        تقليل التكاليف: كل ما يلزمك هو الاشتراك في أحد أنظمة المحاسبة التي ستسهل عليك تطبيق حلول الفوترة الإلكترونية وربط الفروع وإضافة الموردين والعملاء إضافةً إلى مراقبة الإحصائيات الدقيقة لمبيعاتك حتى تتمكن من صنع قرارات استراتيجية ترفع من كفاءة نشاطك التجاري

·        اختصار الوقت وتسريع إنجاز المهام: وذلك عبر الاعتماد على التقنية في تنفيذ الحسابات المالية المختلفة وضمان خلوها من الأخطاء كونها تعمل وفق خوارزميات مُحكمة تساهم في الوصول لنتائج دقيقة

·        سهولة التعديل: تمكنك هذه البرامج من التعديل على المبالغ والأرقام دون فقدان المستند بشكل كامل

·        حلول التخزين السحابي: تتميز هذه الأنظمة بتطبيقها لحلول التخزين السحابي حيث تمكنك من استرجاع جميع الوثائق والمستندات وحمايتها من التلف والضياع في حال فقدانها، إضافة إلى أنك تستطيع الوصول لها من أي مكان وفي أي وقت

تتجسد جميع النقاط السابقة في نظام آي فاتورة حيث يمكنك من تطبيق حلول الفوترة الإلكترونية وإدارة المبيعات والعديد من الميزات الأخرى .. ابدأ تجربتك المجانية الآن!